之前赶项目材料的时候，被同事问word的作用是什么，当时随口答了一句写文档，后来才慢慢发觉，自己一直低估这个软件能处理的事情。那段时间手里堆着好几份申报文稿，一开始图省事直接在记事本敲文字，粘贴上交之后，格式乱成一团，段落缩进全跑偏，页码对不上，反复来回修改，耗掉大半个下午。
记事本只能存纯文字，字体、行距这些全都没法调，换个设备打开，排版就直接失效。word不一样，文字写完之后，能单独调整每一段的样式，插入图片、表格放在文字中间，调整图片大小和环绕方式，不用来回切换别的工具。
word的文档留存作用
做好的word文件保存到本地或者云盘，后续打开，所有排版、文字内容都会原样保留。之前写过一份项目说明，隔了三个月再打开，文字排版没有变动，直接在原有内容上面增补段落，不用重新搭建整篇文稿的框架。还可以开启修订模式，别人修改的地方会标记出来，能看见每一处改动，不用反复对比新旧两份文件。
版本记录也能找回误删的段落，有一次不小心删掉一大段文字，保存关闭之后才发现，在文件的版本历史里面，找回了之前的版本，省去重新撰写的功夫。
word的排版输出作用
这是word最常用的一块用处。
长文档尤其明显，毕业论文、项目标书、规章制度这类篇幅很长的文稿，可以设置自动目录，标题层级理顺之后，目录会自动生成，修改正文标题，刷新目录就能同步更新。页眉页脚、页码可以单独设置，不同章节还能设置不一样的页眉内容。
打印的时候预览效果和最终纸质稿基本一致，调整好页边距之后直接打印，不会出现文字超出纸张边界的情况。之前试过把纯文本复制到WPS直接打印，文字挤在页面边缘，出来的稿件没法直接提交。
word的协作编辑作用
多人一起整理材料的时候，word可以开启共享，几个人分别在文档里添加内容，评论功能可以在段落旁边写备注，不用单独发消息沟通修改意见。
但它也有局限，复杂的数据计算，不要指望word。
处理大量数据统计，还是得交给表格软件，word只适合放数据展示表格，公式运算能力偏弱。
那天把材料提交完，关掉文档，电脑屏幕暗下去。