之前被安排接手部门里面的旧系统，有人问我办公自动化系统的功能有哪些，我那会只知道它能用来走审批，别的都说不上来，抱着鼠标在系统里翻来翻去，耗了好几天，很多地方都是边点边试，踩了不少没料到的状况。

最先碰的就是流程发起这块，本来以为只是填一张表单提交上去就行，点进去才看见，表单类型分得很细，出差、采购、请假全是分开的模板，每一张里面要填的字段不一样，有的还得上传附件，附件格式卡的很死，图片太大直接上传失败，压缩好几次才传上去。选审批人的时候也容易弄错，选错了节点，单子就卡在无关的人那里，半天没人处理，还要单独发消息拜托人家退回重改，来回折腾，那两天光是撤回重提的申请就有四五条。

通知公告那块，是我后面偶然点开侧边栏才发现的。不是微信群里随手发的消息，发出来会固定留在系统板块里，能看谁已经查阅，谁还没点开。之前部门有份制度改了，在群里发完之后，总有人说没看见，后来行政就在这个模块里面发，隔一天导出查阅记录，对着名单去提醒没看的同事。我试过一次，点进去之后状态自动变成已读，还能留下查看时间，就是消息不会弹窗提醒，很多人习惯看微信，常常漏掉这里的内容。

文件共享的地方，权限是最绕人的。同一个文件夹，有的人只能看，有的人可以上传修改，还有的只能下载不能删东西。一开始随便给同事开了编辑权限，后面发现有人误删了一份归档的文档，找管理员恢复花了大半天，从那之后不敢乱调权限了。文件夹可以分部门建，里面的文件会按上传时间排序，旧文件不用存在自己电脑本地，换电脑登录账号就能找到，就是检索功能不算好用，文件名稍微起的随意一点，搜关键词就搜不到。

日程和待办混在一起的时候，我经常分不清。

待办会自动把流转到我这里的审批单、别人分派给我的任务堆在首页，一登录就能看见红色数字提示，不会轻易忘掉。日程是自己手动添加的会议，也可以由别人邀约，填好时间地点之后，会同步在页面上展示。我试过把每周例会录进去，但是它不会提前弹提醒，只能自己时不时点开页面瞟一眼，好几次差点错过短会，后来还是自己在手机备忘录再记一遍才踏实。

通讯录也在系统里面，不用单独存手机号，点开人名就能看见岗位、内线和联系方式，跨部门找人的时候还算省事。有些同事的信息是很久之前录入的，岗位调走了，资料却没有更新，照着上面的内线打过去，接电话的是别的人，还要重新打听联系方式，白白浪费时间。

后来还看到有考勤打卡的入口，我们部门没强制用这块，只是别的班组在上面签到，打卡记录会自动汇总，月底直接导出给人事。我点进去看了一眼设置，里面可以设置地点范围，超出范围打卡就要写说明，规则是管理员后台调好的，普通账号只能查看自己的记录，改不了任何参数。

其实我到现在也不敢说把整套东西摸透了，还有报表、车辆预约、会议室预定这些板块，只匆匆点开扫过一眼，没有实际操作过。这套系统每个单位开的模块不一样，我们这边很多附加功能都没启用，所以我碰到的这些，仅代表我个人情况，不同场景、不同人的体验会存在差异。

那天下班关网页的时候，待办数字终于清零了，盯着空白的首页愣了一会，原来它不是一个简简单单走单子的工具，只是每个功能散在各个菜单里面，没人带着走一遍，自己摸索起来很磨人。